Dobrí ľudia sú produktívni iba v dobrom systéme

Pokiaľ ste majiteľom veľkej firmy preto, lebo ste zdedili akcie po svojom pradedkovi, mohli by ste byť ktokoľvek – mimoriadne schopný manažér alebo absolútne nekompetentný lenivec. Pokiaľ ste ale svoju firmu založili sami a chcete, aby expandovala, musíte byť šikovný a čestný. Viete niesť zodpovednosť za svoje rozhodnutia a rozumiete tomu, že firma musí pre svoj úspech do istej miery napĺňať potreby trhu. Nanešťastie, mnoho majiteľov si myslí, že na to, aby ich firma naozaj expandovala, potrebuje v podstate iba to, aby sa počet záujemcov o jej služby zvyšoval a aby nakupovali pravidelne. Nie je to ale celkom tak.

Pri budovaní akejkoľvek firmy je potrebné zastrešiť množstvo činností a je pravdou, že v niektorých odvetviach sa podniká jednoduchšie ako inde. Ale iba zvolenie správneho produktu nestačí. Ako človek, tak aj skutočne silné firmy stoja na dvoch pevných nohách: na dobrých ľuďoch a dobrom systéme.

Vybudovanie veľkej, silnej marketingovej agentúry plnej kreatívnych ľudí, ktorí chrlia jednu úspešnú kampaň za druhou, bude pravdepodobne náročnejšie ako prevádzkovanie servisu drevených dverí. Robotníci v továrni na dvere pravdepodobne neuvažujú nad tým, že by si otvorili vlastný závod – väčšinou takto nerozmýšľajú. Ale keď pracujete v odvetviach, kde sa neobchoduje s hmotným tovarom, vaša schopnosť pracovať a udržať si šikovných ľudí musí byť na veľmi vysokej úrovni. Keď predávate rozum, myšlienky alebo nápady, je pomerne náročné zabezpečiť, aby vaša firma rástla, pokiaľ nie ste schopní motivovať šikovných ľudí k tomu, aby s vami zostali. Ak vylúčime obrovských hráčov ako Facebook alebo Google, mnohé tradičné firmy boli na trhu dlhé desaťročia, každým rokom kúsok po kúsku rástli, a nakoniec to nakopli do naozaj veľkých čísel. Po celé roky vyhladzovali, zdokonaľovali a vybrusovali niečo, čo je pre firmu naozaj nutné: dobrý systém.

Nesnažte sa organizovať niečo, čo nefunguje

Firemná štruktúra je niečo, čo je vybudované na základe overených postupov, ktoré fungujú. Ak vo vašej firme ešte nemáte vymyslené alebo zavedené nič, čo by fungovalo, veľmi by som sa správnou štruktúrou netrápil. Je omnoho dôležitejšie, aby sa veci rozhýbali: aby sa predávalo, dodávalo, obsluhovalo a podobne, a postupom času naberiete dostatok skúseností na to, aby ste vedeli s istotou určiť, čo funguje a čo nie. A keď to budete mať, môžete okolo toho začať budovať vašu štruktúru. Pokiaľ na to pôjdete naopak – najprv vytvoríte štruktúru a potom sa pokúsite dosiahnuť, aby všetky procesy bežali podľa nej – možno vám to vyjde a možno nie, ale väčšinou tento prístup nefunguje. Možno sa vám podarí vytvoriť dokonalú štruktúru, ktorú ale nikto nechce a nedá sa použiť. A nakoniec možno budete musieť zosekať polovicu celého vášho úžasného systému, ktorý ste tak prácne vybudovali alebo začať odznova.

Množstvo manažérov si myslí, že firmu tvoria pekné kancelárie, rozsiahla telefónna ústredňa, krásna recepcia, moderné počítače a drevom obložené steny. Celé mesiace sa venujú tomu, aby všetko toto mali, ale tú najdôležitejšiu činnosť – nájdenie klienta, predaj a dodanie služby či výrobku – zanedbávajú. Váš úspech závisí na tom, či je s vami klient spokojný a či je s vami spokojný opakovane. Váš systém a štruktúru musíte budovať podľa tohto princípu a nie proti nemu! Klienta veľmi nezaujíma, aké rýchle sú vaše telefóny či aké máte zavedené ISO. Efektívna prirodzená štruktúra vznikne ako prirodzený následok toho, že vyrábate a dodávate svoj produkt (alebo službu).

Videl som, ako sa tento princíp veľmi pekne využíva v jednom menšom meste v Amerike, kde sa v tom čase staval park v centre mesta. Staré budovy sa demolovali, vysádzala sa nová tráva a architekti rozhodovali o tom, kde budú stáť nové stromy. Stavebná firma však nevyznačila ani nevyasfaltovala žiadne chodníky. Namiesto toho dovolila ľuďom, aby sa prechádzali po ešte nedokončenom parku. Po istom čase sa zistilo, že väčšina z nich kráča po tých istých trasách. Už po dvoch týždňoch bolo jasné, ktoré miesta je potrebné vyasfaltovať. A tak namiesto toho, aby stavbári vybudovali pavučinu ciest, ktoré by ľudia pravdepodobne aj tak ignorovali, nechali návštevníkov, aby sami rozhodli. Toto je správny spôsob, ako niečo zorganizovať: najprv sa uistite, že to funguje, a až potom okolo toho vybudujte štruktúru.

Nebojte sa zmeny

Aby ste sa uistili, že vaša štruktúra bude naozaj fungovať, je životne dôležité, aby ste spísali čo najviac postupov z vašej firemnej technológie. Ale opäť platí, že môžete spisovať iba to, o čom viete, že funguje. Mimochodom, ak uvidíte, že by niečo mohlo fungovať lepšie alebo efektívnejšie, nebojte sa svoju štruktúru zmeniť. Neklaňajte sa zastaraným systémom iba preto, lebo sú „overené“ či „osvedčené“. Zmena je život.

Takže, správny postup vytvárania firemnej štruktúry a organizovania je nasledovný: najprv to vymyslite tak, aby to fungovalo, potom okolo toho vybudujte systém a nakoniec to spíšte a kodifikujte. Inak sa to urobiť nedá, veď ruku na srdce: ak vám naozaj nič nefunguje, čo vlastne chcete organizovať? Organizovanie slúži na to, aby podporovalo a zrýchľovalo toky procesov, ale pokiaľ neexistuje žiadny tok, ktorý by mohlo podporiť, akákoľvek organizovanie je zbytočné.

Samozrejme, iba dobrí ľudia a dokonalý systém k úspechu nestačia. Je úlohou manažérov, aby hľadali spôsoby, ako uspokojiť nároky trhu alebo, aby tento dopyt vytvorili. Majiteľa firmy môžete s istou dávkou nadnesenosti prirovnať k šoférovi autobusu. Prečo autobusy končia v priekope? Nuž, cesty sú kľukaté, je na nich ľad a tak ďalej. Ale napriek tomu platí, že nie každý autobus skončí v priekope! Mnohým sa nakoniec podarí doraziť do cieľa. Ich šoféri vedia, že za sťažených podmienok je potrebné prijať správne opatrenia. A je naozaj ťažšie šoférovať po úzkych, zasnežených alpských cestách ako po šesťprúdovej diaľnici, ale aj to je súčasť života. Počas ťažkých časov je vedenie firmy neuveriteľne náročné, kým inokedy sa môže zdať, že to dokáže každý. Ale ľudia, ktorí sa naozaj starajú o dve najdôležitejšie piliere firmy – dobrých ľudí a dobrý systém – nakoniec vždy víťazia.

Autor: Mårten Runow, Performia International, www.performia.net
Foto: Vladimír Veverka, www.vladoveverka.sk

Komentáre

Rubrika: Personalistika