Vybudujte a udržiavajte komunikáciu vo firme

10. jún 2014 | Pridal: Viac

Vybudujte a udržiavajte komunikáciu vo firmeKaždú firmu by sme vedeli znázorniť rôznymi spôsobmi. Jedným z nich je prirovnať ju k obrovskej dopravnej sieti, ktorá má veľa križovatiek a množstvo spojovacích ciest. Jej križovatky, teda jednotliví pracovníci, sú navzájom pospájaní cestičkami, po ktorých prúdia toky informácií, materiály a rôzni ľudia.

V tejto spleti vidíme riaditeľa, ktorý vydáva príkazy vedúcim oddelení, a tí ich obratom posúvajú radovým pracovníkom ako sú predajcovia, fakturanti, účtovníci, sústružníci či údržbári. Vidíme, ako sa nakúpený tovar ukladá do skladu, ako sa opracovaný materiál posúva do lakovne na náter, ale aj došlého záujemcu o prácu, ktorý je od recepčnej nasmerovaný ku personalistovi. Všetci títo ľudia sú navzájom poprepájaní viditeľnými aj neviditeľnými líniami, ktoré musia byť presne zadefinované, musia byť známe ich užívateľom a samozrejme aj správne používané.

Stará múdrosť platí aj dnes

Už Rimania hovorili, že hodnota každej cesty je rovnaká ako hodnota dvoch miest, ktoré spája. Preto v starom Ríme vybudovali vyše 80 000 kilometrov veľmi kvalitných ciest a  na ich údržbu každoročne venovali nemalú sumu. Internet v tých časoch samozrejme neexistoval a toto bol ich jediný spôsob presunu správ, ľudí a materiálu. Iba dobrá cesta totiž umožňovala to, aby sa medzi mestami dal voziť tovar, aby posol mohol na koni rýchlo dopraviť dôležitú správu, alebo aby sa mohla rýchlo presunúť armáda na obranu voči blížiacemu sa nepriateľovi.

Vo firme tejto ceste hovoríme komunikačná línia. Musí byť stanovená, niekým vybudovaná, známa obom jej stranám a aj správne používaná. A v neposlednom rade tiež udržiavaná a chránená pred poškodením. Veď aj po skutočnej ceste sa zle chodí, ak je plná dier, vozovka má prepadnuté krajnice či nemá nakreslené deliace čiary, ak je dokonca nepriechodná pre spadnuté stromy, strhnuté mosty či je upchatá obrovskou stojatou kolónou.

V armáde sa hovorilo, že bez spojenia niet velenia. A tam, kde informácie neprúdia včas zhora nadol alebo neprúdia ani zdola nahor, nastávajú nedorozumenia. Tam nie je možné pracovať spolu, tam viazne spolupráca.

Dávajte veci na papier

To, že vo firme prúdi materiál a ľudia, je jasné. Poďme sa však špeciálne venovať tomu, ako má po firme „prúdiť“ nejaká správa. To môže byť príkaz, oznam, návrh, požiadavka na nákup, inventúrny zoznam, faktúra či objednávka, proste čokoľvek, čo nesie v sebe informáciu, ktorá je potrebná na strane príjmu pre správne konanie či rozhodovanie.

Napríklad, ak vo firme nastane situácia, že riaditeľ vydá príkaz vedúcim oddelenia, aby mu do konca týždňa poslali plán dovoleniek na leto pre svojich podriadených, tak musí existovať spôsob, ako tieto informácie doručiť vedúcim a následne sa postarať sa o to, aby existoval mechanizmus, ako dostať spracované plány dovoleniek späť k ich riaditeľovi.

Môže používať písomné príkazy alebo môže vydať príkaz na porade, ale musí mať pod sebou mechanizmus, o ktorom vie, že doručí túto informáciu nepozmenenú a včas jeho vedúcim.

Poznáte detskú hru „telefón“? Pri tejto hre si jedno dieťa vymyslí vetu, tú pošušká druhému dieťaťu, to tretiemu a tak ďalej, a nakoniec sa všetci smejú z toho, aká z toho vypadne hlúposť, ako sa informácia na konci nepodobá tej, ktorá bola na začiatku. Takže, ak sa na úvod povie veta, ktorá znie takto: „Zelená žaba si pláva v čistom rybníku“, na konci z toho vypadne, že „zelenina baklažán sa je čisto s rybami“.

Aj preto, aby nedochádzalo k takýmto skresleniam, vo firme sa musí komunikovať čo najviac písomne. Dajte na papier čo najviac informácií v takej podobe, aby to jej prijímateľ mal šancu pochopiť, a následne vedel urobiť to, čo chcete, aby urobil. Dokonca si dovolím prehlásiť, že prvým príznakom firmy, ktorá navždy zostane malá je to, že v nej ľudia zásadne o všetkom komunikujú ústne a jediná vec, ktorú sú po donútení schopní dať na papier, je vystavená faktúra a ešte daňové priznanie pre štát, inak všetko iba hovoria. Písať informácie nie je prejavom byrokracie, ako vám budú tvrdiť presne tí pracovníci, ktorí vnášajú do firmy najviac zmätku. Napísať veci znamená umožniť to, aby sa nediali zmätky, nezabudlo sa na dôležité veci, nestratili sa informácie vo vákuu a neprišli ste o kritické dáta.

Nezabudnite na kontrolu

Druhým závažným argumentom pre používanie písomnej komunikácie je jej presnosť. Stalo sa vám už, že vám zamestnanec odovzdal „hotovú“, splnenú úlohu, v ktorej niečo podstatné chýbalo? „Ale šéfe, to si predsa nepovedal!“ Tieto a podobné frázy sú to, čo vám takýto zamestnanec bude hovoriť, keď mu budete vysvetľovať, že z toho, čo ste mu povedali, predsa muselo byť jasné to, čo ste chceli.

Vôbec to jasné byť nemusí. Mnoho manažérov si myslí, že keď povedia jedno, automaticky tým myslia druhé a ich ľudia to pochopia. Napríklad, príkaz „Umy mi prosím auto, večer ním veziem nášho dodávateľa z Nemecka na letisko“ v šéfovej mysli znamená, že auto bude umyté zvonku a zvnútra, povysávané a z centrálneho spätného zrkadla sa bude hompáľať voňavý „stromček“. Ale odkiaľ to má vedieť zamestnanec? Pokiaľ presne nespíšete, čo chcete mať urobené, môže sa vám stať, že si prekvapený budete musieť auto na poslednú chvíľu vysávať sami.

Treťou, možno najdôležitejšou výhodou písomnej komunikácie je jej overiteľnosť. Nebola úloha splnená presne alebo úplne? „Šéfe, veď si to nepovedal.“ V tej chvíli sa múdry šéf nezačne hádať, ale jednoducho vytiahne písomnú správu a povie: „Pozri sa, tu stojí, že auto malo byť umyté a povysávané. Povysávané nie je. Prosím, choď to dokončiť.“ A namiesto prudkej výmeny názorov sa zamestnanec zdvihne a vykoná, čo treba, lebo sa nemáte o čom hádať.

Ak si myslíte, že pri používaní písomnej komunikácie stratíte priveľa času „vypisovačkami“, skúste si to aspoň mesiac vyskúšať. Uvidíte sami, že tých pár desiatok minút, ktoré stratíte písaním, sa vám bohato vráti v podobe hodín ušetreného času. Viac v časopise “Úspešní manažéri” 5/2014

Autor: Ladislav Pavlík
Foto: Pavol Kulkovský, www.kulkovsky.com

Komentáre

Rubrika: Strategický manažment