Dobre vyškolení zamestnanci ani nevedia, že sa „nedá“

23. september 2015 | Pridal: Viac

Aký je „životný príbeh“ mnohých slovenských spoločností? Najprv majiteľ vymyslí, čo sa bude robiť, potom založí firmu a dlhé roky pracuje, drie a nespí. Nielenže mu narastá konto, ale mu pribúdajú klienti, narastá počet zákaziek, adekvátne tomu aj počet reklamácií, rozvozov tovaru, počet rokovaní, výrobných procesov, inventúr, prijímacích pohovorov, metrov štvorcových skladových zásob, komunikácií s úradmi, a tak ďalej.

To sú tisíce situácií, ktoré musel majiteľ úspešne zvládnuť. Aby sme si to rozmenili na drobné, najprv sa musel vyskytnúť nejaký problém, potom musel prísť na to, ako ho vyriešiť, teda doslova stvoriť pracovný postup pre riešenie tej-ktorej udalosti a potom ho aj úspešne vykonať. Možno mu to nevyšlo na prvý, druhý ani tretí pokus, no nakoniec situáciu vyriešil. Dôkazom jeho schopností je to, že jeho firma dnes stojí a funguje. Mnohé takto vymyslené postupy boli zaplatené množstvom potu a krvi, kým sa zistilo, ktoré z nich sú tie správne. A preto sú veľmi cenné.

Uväznený vo vlastnej firme

Viete si predstaviť, koľko takýchto úspešných postupov má šéf v hlave po dvadsiatich rokoch podnikania? Veľmi veľa! Aj preto v očiach nových zamestnancov niekedy vyzerá takýto šéf ako vševediaci. Ale v skutočnosti je to iba človek, ktorý už všeličo preskákal a jednoducho si pamätá, ako sa veci riešia správne.

A viete aj to, aké vetné spojenie bežný šéf najviac neznáša? Je to niečo ako: „Šéfe, to sa nedá!“, alebo: „Šéfe, to si mi neprikázal urobiť!“. Ak toto musí počúvať veľmi často, tak sa pre istotu ani nevzďaľuje od pracoviska, aby mohol vždy poradiť alebo zasiahnuť, keby mal jeho nešťastný podriadený pocit, že sa niečo „nedá“ urobiť. Ale ak je podriadených veľa alebo má firma pracovné priestory rozmiestnené v rôznych častiach mesta či republiky, v istej chvíli si šéf uvedomí, že nedokáže byť všade. A navyše, aj on je len človek a tak niekedy dostane chrípku alebo potrebuje dovolenku. Jeho snom nebolo udrieť sa vo svojej firme k smrti. Ak však nechce, aby mu firma skrachovala, musí byť stále na pracovisku, lebo bez jeho rýchlej a správnej rady podriadení nevedia adekvátne zareagovať na vzniknuté situácie. Je tak pripútaný k vlastnej firme okovami nevedomosti jeho ľudí.

Preto prichádza etapa, v ktorej sa šéf postupne pokúša delegovať prácu na podriadených. Ako prvé deleguje to, čo sa mu už nechce robiť osobne, a často začne tým, že ľuďom povie, kým sa vo firme stanú. „Jano, budeš vedúci skladu, Peter, budeš skladník, Igor, budeš montážnik“, oznámi svojim nástupcom. Dohodne s nimi plat a podmienky, no potom začne narážať na neuveriteľné problémy. Jeho nástupcovia tú prácu robia horšie ako on. Všetko neustále menia, majú nižšiu výkonnosť, vyrábajú zmätok a do firmy prúdia reklamácie. Hrôza!

Foto: Rudolf Baranovič

Foto: Rudolf Baranovič

Schopný človek sa učí neustále

Pohotový šéf rýchlo uhasí vzniknuté problémy, oželie vzniknuté škody a uvedomí si, že by mal ľuďom lepšie povedať, čo majú robiť. Tak sa s nimi posadí a začne im trpezlivo všetko vysvetľovať. Zamestnanci pozorne počúvajú, uznanlivo a s porozumením prikyvujú a súhlasia. No na druhý deň šéf vidí, že napriek ich chápavým výrazom opäť všetko robia po svojom a problémy vôbec nezmizli. Z toho plynie prvé ponaučenie: iba ústne podanie technológie firmy a jej pracovných postupov nestačí. Ľudia majú vlastnú hlavu, vlastné úvahy a často si môžu šéfove slová vyložiť po svojom. Chráňte preto svoju firmu tým, že všetky smernice, pracovné postupy a techniky spíšete na papier. Budete ich tak môcť archivovať, odovzdať vašim nástupcom a overovať ich dodržiavanie. Spísanie smerníc možno zaberie istý čas na začiatku, ale ušetrí vám ho neporovnateľne viac v budúcnosti.

Náš šéf sa teda rozhodol svojich ľudí učiť, spísal pracovné postupy a nechal svojich kľúčových ľudí naštudovať si ich. No tu sa stretáva s prvým problémom: vedúci skladu Jano si zo spísaných smerníc otvorene robí posmech a náročky robí všetko naopak. Je to vo všeobecnosti schopný človek, ale z princípu nie je ochotný sa nič nového naučiť, lebo to už predsa všetko vie. Ale ľudia, ktorí samých seba považujú za tých najmúdrejších, budú „najmúdrejší“ iba na svojom vlastnom piesočku, a aj to len veľmi krátko. Pokiaľ sa totiž odmietajú učiť, čoskoro ich nové technológie a nové postupy prevalcujú. Na takýchto ľuďoch firmu nepostavíte.

Nepochopiteľné postupy majú vždy svoju príčinu

Jano teda z firmy odchádza a ostatní zamestnanci štúdium dokončia. Po týždni ale šéf vidí, že skladník Peter, napriek tomu, že si smernice preštudoval, neustále robí rovnakú chybu a opakuje ju zakaždým, keď mu dodávateľ prinesie tovar. Necháva ho čakať pri rampe aj pol hodiny, dodávateľ je nervózny a šéf tomu nerozumie, lebo je to v priamom protiklade k tomu, čo stojí v smernici. Ide teda za Petrom a hovorí mu: „Peter, prečo tých ľudí stále nechávaš čakať? Veď v smernici je, že každého dodávateľa treba vybaviť bezodkladne!“ „Ale veď ja to tak robím, šéfe! Keď príde kamión, nič z neho neodkladáme!“

Zdesený šéf vidí, že Peter vôbec neporozumel tomu, že vybaviť niekoho „bezodkladne“ neznamená nezložiť mu tovar, ale obslúžiť ho bez čakania. Najväčším nepriateľom slovenských firiem nie sú zahraničné reťazce, pomalé súdy ani vysoké dane. Je ním nepochopené slovo! Boli by ste šokovaný, koľkým všedným, každodenným slovám sa bežne nerozumie – o cudzích slovách ani nehovoriac. Následkom toho bývajú prekrútené, nepochopiteľné a niekedy až šialené „postupy“ alebo „vylepšenia“, ktoré sú na hony vzdialené od toho, čo šéf chcel. Preto sa vždy na sto percent uistite, že vaše smernice, v ktorých ľudí vzdelávate, 1) obsahujú také slová, ktorým zamestnanci ľahko porozumejú, a 2) zabezpečte dôkladnú kontrolu toho, že im porozumeli.

Ako túto kontrolu vykonať? Jednoducho: nechajte zamestnancov urobiť to, čo sa v smernici píše. Ak v nej niečomu nerozumeli, nebudú to schopní urobiť. Pokiaľ praktický test nie je možné vykonať priamo na mieste, nechajte ich, aby vám smernicu nahlas prečítali a vlastnými slovami opísali, čo podľa nej majú robiť. Ak sa pri čítaní nahlas na niektorej pasáži zaseknú alebo ju nebudú vedieť vysvetliť, môžete si byť istí, že tam majú niečo nepochopené. Majte preto vždy poruke najlepšieho priateľa slovenského manažéra: slovník slovenského jazyka.

Nebuďte len teoretik

Problém s Petrom je teda vyriešený a šéf je spokojný. Po čase ale vidí, že montážnik Igor ani po absolvovaní školenia nepoužíva najmodernejší dostupný nástroj, elektrický skrutkovač XC-9000 s meniteľnou hlavicou a duálnou rotáciou. Sadne si s ním preto rovnako ako s Petrom a spoločne si prejdú smernicu, ktorá popisuje to, ako sa nový XC-9000 používa. Šéf vidí, že Igor v nej všetkému rozumie. „Prečo ho teda nepoužívaš?“ pýta sa. „Vieš, šéfe, nikto mi vlastne nikdy neukázal, ako sa s tým robí. Na papieri to síce vyzerá všetko fajn, ale radšej to nechcem skúšať sám od seba.“

Vtedy šéf pochopí, že iba teoretické vzdelávanie nestačí: aby bolo kompletné, musíte ľuďom dať možnosť si vyskúšať, ohmatať, natrénovať, doslova sa „zahryznúť“ do študovanej látky. Ako by sa vám páčilo, keby ste mali ísť šoférovať iba po teoretických hodinách v autoškole? Nikdy by ste si za volant ani nesadli! Ľudia majú prirodzený rešpekt ba až strach voči niečomu, s čím si nie sú „blízki“. Dopĺňajte preto vzdelávanie veľkým množstvom praktických častí, kde sa ľudia budú môcť priamo stretnúť so študovanou látkou.

Poslednou ingredienciou úspechu firemného vzdelávania je nerobiť ho celé naraz. Múdry šéf by Igora pri zaúčaní použitia skrutkovača neposlal hneď poležiačky pod stroj, kde by musel v tme odmontovať miniatúrnu súčiastku. Najprv by ho naučil, ako skrutkovač správne držať. Až keď to má zvládnuté, posunie ho na nácvik správneho prikladania k súčiastke a správneho tlaku. A až po zvládnutí tohto kroku s ním bude šéf trénovať odkrúcanie a prikrúcanie. A tak ďalej, krok za krokom. Keď to robíte inak, riskujete, že vaši zamestnanci budú zmätení, frustrovaní až zúfalí a nebudú schopní školenie dokončiť. Dávkujte vedomosti v primeranej miere a na vyššiu úroveň sa posúvajte iba potom, čo je nižšia plne zvládnutá.

Školenie zamestnancov má veľké výhody pre nich aj pre firmu. Schopní pracovníci majú vyšší výkon a tým pádom aj vyššie výsledky a vyšší plat. Na druhej strane, šéf si môže dovoliť dať im viac slobody v rozhodovaní a skutočne delegovať jednotlivé činnosti. Vo firme zavládne atmosféra väčšej pohody a uvoľnenia, lebo každý vie, čo má robiť a ťahá za jeden povraz. Z celého srdca vám odporúčam ju zažiť!

Autor: Ladislav Pavlík, www.uspesnimanazeri.sk
Foto: Rudolf Baranovič, www. facebook.com/ruiger


 

obalkaLadislav Pavlík

O mojom živote nebudú rozhodovať iní

Kniha Ladislava Pavlíka vás povzbudí v ťažkej chvíli, dodá vám energiu a vieru, že aj napriek dočasnej nepriazni osudu dokážete splniť svoje sny a prežiť svoj život podľa vlastných predstáv. 

Kniha je určená každému, kto chce spojiť úspech v práci so šťastím svojej rodiny a je zamyslením sa nad skutočnými hodnotami a zmyslom života.

Knihu si môžte objednať na tel. č.: 0908 772 604 alebo na emailovej adrese knihy@uspesnimanazeri.sk. Cena knihy je 15€ s DPH / kus + poštovné.

Prejsť na objednávku »

Komentáre

Rubrika: Personalistika, Strategický manažment